Gegevens van de vereniging:
Koninklijke harmonie Concordia van 1839 (verder genaamd: KHC)
Secretariaat: Armstrongstraat 5
5081 GJ Hilvarenbeek
Email: secretariaatkhc@gmail.com
KvK: 402558768
Registratie van gegevens:
KHC bewaart de volgende gegevens:
- Voor- en achternaam
- Adres en woonplaats
- Telefoongegevens
- Email adres
- Geboortedatum
- Jaar van inschrijving
- Welk instrument bespeeld wordt en of dit via de vereniging wordt gehuurd
- Bankrekeningnummer
- Van minderjarige leden: naam, adres, telefoon, email van één van de ouders
Gegevens worden bewaard ten behoeve van:
- Administratieve doeleinden
- Uitvoering van lidmaatschapsovereenkomst
- Uitvoeren van donateursovereenkomst
- Informeren van leden en donateurs over verenigingsactiviteiten
- Inning van contributie en toegezegde donateursgelden
- Administratie inzake verhuur van instrumenten
Bewaren van gegevens:
KHC bewaart gegevens van leden en donateurs gedurende het lidmaatschap en tot maximaal één jaar na beëindiging van het lidmaatschap of donateurschap. Gegevens kunnen op papier of digitaal worden verzameld. Bij aanmelding moet men schriftelijk of digitaal via aanvinken van een verklaring aangeven akkoord te gaan met de privacyverklaring.
Papieren gegevens worden bewaard in een afgesloten archiefkast waarvan de secretaris de sleutel heeft.
Digitale gegevens worden bewaard door de secretaris van de vereniging op een computer die beveiligd is met een inlogcode en een gecertificeerde virusscanner. Digitale gegevens worden ook bewaard in een Cloud waartoe alleen bestuursleden toegang hebben via een wachtwoord.
Voorzitters van binnen de vereniging bestaande commissies kunnen beschikken over naam, adres, telefoon en email gegevens voor het uitoefenen van hun taken onder dezelfde hierboven aangegeven voorwaarden betreffende beveiliging van deze gegevens. Alle personen die namens KHC van gegevens kennis kunnen nemen van persoonlijke gegevens zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
Inzien en wijzigen van gegevens:
- Elk lid, ouder van een minderjarige en donateur heeft het recht op inzage en wijziging en verwijdering van de persoonsgegevens. Daartoe kan schriftelijk of digitaal bij de secretaris een verzoek worden gedaan. Een wijziging wordt zo snel mogelijk door de secretaris verwerkt.
- De benodigde gegevens ten behoeve van de betaling van contributies kunnen niet worden geschrapt.
- Ieder lid of donateur heeft altijd het recht een eerder gegeven toestemming voor het verwerken van gegevens op een later tijdstip weer in te trekken.
Verstrekking aan derden:
KHC geeft geen persoonsgegevens door aan derden zonder toestemming van degene van wie gegevens worden verstrekt. Een persoon of organisatie van buiten de vereniging die gebruik wil maken van het ledenbestand voor bijvoorbeeld het doorsturen van een mail kan dat alleen doen via het bestuur. Men krijgt nooit het ledenbestand, maar het bestuur zorgt zelf voor het doorsturen van de gevraagde gegevens. Dit gebeurt overigens alleen als het informatie betreft die past binnen de doelstellingen van KHC.
De enige uitzondering betreft een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld als de politie in het kader van een onderzoek deze gegevens nodig zou hebben. KHC is dan verplicht deze gegevens te overhandigen.
Cookies:
KHC gebruikt alleen analytische cookies, die geen inbreuk maken op uw privacy. De internetbrowser kan zo worden ingesteld dat geen cookies meer worden opgeslagen.
Beeldmateriaal:
Tijdens activiteiten worden geregeld foto’s en filmopnamen gemaakt. Deze foto’s kunnen ook op de website geplaatst worden of gebruikt worden in de plaatselijke pers ten behoeve van noodzakelijke publiciteit. Ook op sociale media kunnen foto’s geplaatst worden. Indien op zo’n foto of film één persoon of enkele personen duidelijk herkenbaar in beeld komen dient altijd toestemming gevraagd te worden aan de betreffende personen of, ingeval het een minderjarige betreft aan de ouders, voordat de foto of film geplaatst mag worden.
Een persoon kan altijd via de secretaris eisen om een foto of film waarop hij duidelijk herkenbaar is te verwijderen van de website of andere sociale media.
Procedure melden datalekken:
Datalekken moeten zo spoedig mogelijk gemeld worden bij het bestuur. De voorzitter controleert wat gelekt is en wat daarvan de gevolgen kunnen zijn voor de personen van wie gegevens zijn gelekt. Hij maakt een rapport op waarin vermeld staat:
- De aard van de inbreuk
- De instantie of personen bij wie meer informatie over het lek gekregen kan worden,
- De maatregelen die genomen zijn of worden genomen om de negatieve gevolgen te beperken.
- De maatregelen die de vereniging heeft genomen of gaat nemen om deze gevolgen te verhelpen en in de toekomst te voorkomen.
De voorzitter meldt het rapport vervolgens digitaal bij de Autoriteit Persoonsgegevens.